Persondataloven af 25. maj 2018.
Hvad er persondataloven?
Persondataloven er loven som handler om hvornår og hvordan personoplysninger må behandles. Som hovedregel gælder persondataloven for al elektronisk behandling af personoplysninger, men gælder desuden også for manuel behandling af personoplysninger, der er indeholdt i et register.
Hvad er personoplysninger?
Oplysninger om en person, er informationer der entydigt kan identificere en bestemt person. Det kan være pasinformationer eller cpr. nummer, der i Danmark er den mest brugte personidentifikation, som leder til en mængde anden information om personen.
Man kan også sige identifikation af en bestemt person.
Sinex Rejser har brug for personoplysninger i forbindelse med salg af rejser.
For at kunne formidle, sælge og gennemføre rejser, indsamler Sinex Rejser personoplysninger om kunden.
I forbindelse med kundehåndtering og fakturering er det nødvendigt at få oplyst basale personoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og E-mail.
Kunden er ligeledes informeret om Sinex Rejsers oplysninger, og denne sammenkædning af information gør, at der kan optræde en handel og et kunde- leverandørforhold kan etableres.
Udover de basale informationer er det i forbindelse med salg af rejser til mange af Sinex Rejsers destinationer nødvendigt at indsamle pasinformationer om kunden.
Mangler disse informationer, er det ikke muligt at kunne gennemføre bestillinger, bookinger etc. Mange lande som Sinex Rejser arrangerer rejser til kræver pasinformation, i forbindelse med flybilletter, togbilletter samt hotelreservationer. Nogle steder endnu videre, her kan udflugter med indgang til seværdigheder, ikke forudbestilles og leveres uden kendskab til pasnummer.
I forbindelse med visumansøgninger igennem Sinex Rejser, er det nødvendigt at pasoplysninger samt passet i originalversion stilles til rådighed.
Derudover skal ansøgninger i forbindelse med visum, påføres yderligere familiære relationer for at kunne opnå visum. Ansættelsesforhold og civilstatus skal oplyses. Opfyldes disse krav ikke, kan visum ikke formidles.
I forbindelse med rejse til Kina med børn adopteret i Kina, skal der i forbindelse med visumandansøgninger gives information om adoption, adoptionsbevilling, navneattest eller dåbsattest, tidligere kinesisk identifikation, navneændrings certifikat.
Disse informationer skal ligeledes oplyses, hvis man i forbindelse med rejse til Kina vil besøge evt. børnehjem eller anden institution hvorfra barnet kommer.
I forbindelse med skolerejser eller rejser for andre uddannelsesinstitutioner, forekommer oplysninger om hvilken skole og klasse eleven går i, oplysninger om værelsesfordeling samt der kan fremkomme oplysninger om relationer imellem skolen og eleven, eller elevens forældre.
Der kan endvidere fremkomme oplysninger fra læreren om eleven, der vil komme ind under loven for persondata.
Af andre personoplysninger der i nogle tilfælde kan forekomme relevant at oplyse i forbindelse med køb af rejse, er oplysninger om specialkost, handikapinformationer, sygdom, allergier mm.
I forbindelse med tilbudsgivning for rejser, kan det forekomme at kunden oplyser Sinex Rejser om andre personfølsomme oplysninger, for at Sinex Rejser kan tilpasse rejsen til kundens behov.
Efterfølgende efter at rejsen er gennemført, kan en afsluttende dialog imellem kunden og Sinex Rejser forekomme, og i den forbindelse kan der blive afgivet personoplysninger.
Som hovedregel indsamler Sinex Rejser kun den personinformation der er nødvendig for at kunne gennemføre den købte rejse.
Nødvendigheden af at oplyse persondata.
Der fremsendes ikke et standardskema til kunden, hvor unødvendig information indsamles.
Persondata indsamles for at kunne gennemføre en leverance til kunden, opretholde et kunderegister, gennemføre fakturering, gøre markedsføring samt for Sinex Rejsers drift og forbedring, samt at kunne udarbejde statistikker. Statistikker bliver gjort anonyme.
Offentlige myndigheder kan kræve statistisk information fra Sinex Rejser. Statistisk information der kræves udleveret vil altid være anonymiseret.
Videregivelse af persondata til 3. part.
For at kunne gennemføre salg af pakkerejser, og kunne sælge en rejse til en kunde har Sinex Rejser en række samarbejdspartnere, som det er nødvendigt at give oplysninger om kunden, forstået som kundens persondata. Kun nødvendig persondata videregives.
3. part samarbejdspartnere er vores agenter på de forskellige destinationer vi sælger rejser til, flyselskaber, hoteller, GDS eller automatiserede bookingsystemer, krydstogtselskaber.
Agenter
Sinex Rejser benytter sig af agenter i de forskellige lande vi sælger rejser til.
For at vores agenter kan foretage hotelbestillinger, købe indenrigsflybilletter, togbilletter, arrangere udflugter med indgang til seværdigheder, flodsejlads, anden transport, er det nødvendigt at Sinex Rejser sender persondata om kunden til agenten. Sinex Rejser sender kun den information der er nødvendig for at kunne få arrangeret rejsen.
Der er forskel på hvilken persondata der er nødvendig i forskellige lande, og det vil være for omfangsrigt at skulle detaljere den her, men som nævnt, og som udgangspunkt vil ingen unødvendig persondata blive fremsendt fra Sinex Rejser.
Agenter som Sinex Rejser benytter er alle blevet gjort opmærksom på loven om persondata og dens ikrafttrædelse.
Luftfartsselskaber.
For at kunne bestille flybilletter, er det nødvendigt at kende det fulde navn på bestiller, navn som det står i ens pas. Denne persondata er nødvendig for at kunne opnå bekræftelse på en flybooking: Sinex Rejser bestiller og køber flybilletter igennem systemet Amadeus, (GDS System), der er et internationalt bookingsystem, og information om kunden lægges i dette system.
Andre flybilletter kan også bestilles direkte hos luftfartsselskabet eller igennem en billetformidler. Her er det også nødvendigt at kunne oplyse om korrekt for- og efternavn.
I forbindelse med flybilletter, kan oplysninger om kundens fordelskort eller bonuskort gives videre til Amadeus eller billetformidler.
I forbindelse med bestilling og booking af indenrigsflybilletter i nogle af de lande som Sinex Rejser arrangerer rejser til, er det nødvendigt at oplyse om kundens pasnummer, for at kunne foretage reservationen. Denne persondata information sendes fra Sinex Rejser til en agent (se venligst afsnit om agenter) i de omhandlende land, der så foretager bookingen.
Foretages indenrigsflyvnings bookingen direkte fra Sinex Rejser i Danmark, følges de nævnte regler som omtalt ovenstående under Luftfartsselskaber.
Ved bestilling af indenrigsflybilletter i andre lande, kan information om kundens kostvaner eller bevægelighed videregives, for at kunne servicere kunden bedst muligt i forbindelse med flyrejse.
Globale Distributions Systemer (GDS).
Sinex Rejser benytter i størst udstrækning IT systemet Amadeus, til bestilling og reservation af flybilletter.
Amadeus er et globalt system, og for at kunne bestille flybilletter eller anden service i forbindelse med flyrejser, såsom specialkost, adgangshjælp, specialbagage mm. Kræves det at Sinex Rejser afgiver kundens persondata til GDS systemet samt igennem dette til Luftfartsselskabet.
Basis Persondata der er nødvendig for at kunne formidle flybilletter er fornavn, mellemnavn og efternavn (som angivet i ens pas). Sinex Rejser giver som minimum foreskriver denne information.
Billetformidler
I nogle tilfælde er det nødvendigt at benytte en billetformidler for at kunne bestille og reservere en flybillet. En Billetformidler er et bureau, der beskæftiger sig med salg af flybilletter. Det er nødvendigt at oplyse billetformidler om kundens fornavn, mellemnavn og efternavn (navn som det står i passet). Denne information gives fra Sinex Rejser til billetformidler.
Hoteller.
For at kunne bestille hotelreservationer for kunden, er det nødvendigt at oplyse om fornavn og efternavn, hvornår kunden ankommer og hvornår kunden afrejser fra hotellet.
Værelseskategori, kost- herunder specialkost eller om der ønskes morgenmad.
Information om kunden kan bruges for yderligere service, måske i forbindelse med et handikap, allergi eller andre forhold der nødvendige for at kunne bestille den rigtige service på hotellet.
Derudover kan forekomme information om fordels- eller bonuskort. I nogle af de lande som Sinex Rejser formidler rejser til, kan hotelreservationer, af hensyn til landets lovgivning, kun foretages imod modtagelse af identifikationsnummer, med dette menes pasnummer.
Sinex Rejser vil i dette tilfælde fremsende kundens pasnummer til hotellet for at kunne fortage reservationen.
Andre samarbejdspartnere.
Kunden kan i forskellige tilfælde bede Sinex Rejser om køb af tillægsydelser, såsom forsikringer, billeje, udflugter, receptioner, skoleophold, firmabesøg mm.
Persondata der er nødvendige for at kunne formidle disse køb videregives til den leverandør der skal levere tillægsydelsen, i det omfang det er nødvendigt, og kun de basale informationer der er nødvendige.
Generelt om deling af persondata.
Sinex Rejser videregiver udelukkende de persondata for en kunde til 3. part, der er nødvendige for at kunne bestille, reservere og gennemfør den af kunden bestilte rejse.
Sinex Rejser forsøger i videst muligt omfang at den videregivne information er begrænset mest muligt, og forsøger at informationen ikke muliggør et direkte link tilbage til kunden.
Da Sinex Rejser som hovedregel formidler rejser udenfor EU, kan persondata blive overført til lande der ikke har den samme sikkerhed i behandling af persondata som man har inden for EU.
EU-Kommissionen har udarbejdet en standardoverførsels kontrakt, som er beregnet til at blive brugt når man overfører persondata til et land udenfor EU. Sinex Rejser benytter regelsættet i denne kontrakt.
Det er ikke altid muligt for Sinex Rejser at kunne benytte den omtalte standard, og Sinex Rejser henviser i det tilfælde til Artikel 49 i Persondataloven, hvor det beskrives at persondata udelukkende er overgivet til 3. part af hensyn til at kunne gennemføre de kontraktlige forpligtelser der består imellem Sinex Rejser og kunden, for at Sinex Rejser kan gennemføre og levere leverancen til kunden.
Lovgivning
Sinex Rejser overholder de gældende regler og love som er gældende for persondata og som Sinex Rejser er underlagt som selskab og de regler og love som offentlige myndigheder kræver i henhold til rapportering af statistiske data til offentlige myndigheder
Persondatatilladelse.
Sinex Rejser indhenter tilladelse hos kunden til at kunne benytte kundens persondata til at kunne gennemføre den af kunden afgivne ordre.
Ønsker kunden ikke at persondata overgives til 3. part, i forbindelse med tilbudsgivning eller anden forespørgsel i forbindelse med et eventuelt køb af rejse, bedes dette oplyst til Sinex Rejser inden tilbudsgivningen begynder.
Persondata opbevares af Sinex Rejser, kun i den tidsperiode det er nødvendigt for at kunne gennemføre den bestilte leverance eller opfyldelse af det formål persondata er indsamlet til, medmindre opbevaringen af persondata er nødvendig af hensyn til nationale lovkrav, samt lovpligtig opbevaring i forbindelse med regnskab, rapportering, statistik overfor offentlige myndigheder. Dette af hensyn til Sinex Rejsers opfyldelse af almindeligt regelsæt for drift af lovlig virksomhed.
Kundens rettigheder i forbindelse med persondata.
Kunden har altid ret til at forholde Sinex Rejser til persondatalovens regelsæt, samt at få indblik i hvilke personinformationer Sinex Rejser er i besiddelse af.
Kunden har altid ret til at bede om at få slettet de persondata om kunden som Sinex Rejser er i besiddelse af, eller at få slette ukorrekt indgivet information, eller få korrigeret informationen til at være korrekt.
Kunden har altid ret til at annullere et afgivet samtykke til benyttelse af persondata givet i forbindelse med tilbudsgivning.
Sinex Rejser overholder den gældende databeskyttelseslovgivning.
Ønsker man at klage over Sinex Rejser i forbindelse med persondatalovgivningen skal man klage til:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5 sal
DK 1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Sinex Rejser juli 2018.
